Succede ogni anno. Arriva agosto, le agende si svuotano e in testa hai un unico pensiero: chiudere il portatile, mettere il telefono in silenzioso e dimenticarti di notifiche e campagne. Se fai il social media manager, però, sai bene che il confine tra lavoro e vacanza è sottile come la connessione Wi-Fi del lido.

Un cliente che scrive “urgente” alle 22, un’ads che si blocca, un post dimenticato… e il cocktail al tramonto si trasforma in una call di emergenza (N.B. Tutelati con un solido preventivo e soprattutto un contratto ben fatto per far sì che questa sia l’eccezione e non la regola!).

Eppure si può staccare, se impari a gestire tre cose fondamentali: organizzazione, comunicazione e tecnologia.

1. Organizza prima di partire

Partire senza un piano è come affidare un ristorante al cameriere stagista il giorno di Ferragosto: il disastro è dietro l’angolo. Serve preparazione, e non solo “due post in anticipo”.

• Workflow chiari: documenta passo per passo come gestire i canali, dalle pubblicazioni alla gestione delle crisi. Ad esempio, se gestisci un brand alimentare, inserisci il protocollo per rispondere a un reclamo su un prodotto.
• Risposte pronte: crea un file con le FAQ e le risposte approvate dal cliente. Ti evita decine di messaggi per chiedere “posso rispondere così?”.
• Contatti e accessi: assegna accessi limitati ai collaboratori in base al loro ruolo. Se il loro compito è moderare i commenti, non serve dar loro i permessi per modificare campagne.
• Creatività e programmazione: programma post e Stories per tutto il periodo di assenza. Se, ad esempio, sai che a metà agosto c’è una ricorrenza importante per il cliente, prepara il contenuto con largo anticipo.

Se deleghi, non lasciare nulla al caso: presenta ufficialmente il collega al cliente con una breve call o un’email, chiarendo ruolo e tempi. Così eviti il “non sapevo a chi scrivere”.

2. Comunica con trasparenza

Il silenzio genera fraintendimenti e urgenze inventate. Un mese prima, invia un’email chiara in cui indichi:

• Date di assenza e rientro previsto.
• Modalità operative durante le ferie: se ci sarà un collega, spiega cosa farà; se monitorerai tu, indica quando.
• Referente per urgenze e come contattarlo.

Esempio: se lavori per un e-commerce di moda e hai ferie a ridosso dei saldi, spiega come saranno gestite le promozioni e chi interverrà in caso di problemi sugli annunci.

Un cliente soddisfatto e professionale apprezzerà la chiarezza e sarà felice di agevolarti. Se reagisce male, probabilmente il problema non è la tua vacanza, ma l’impostazione della collaborazione.

3. Sfrutta la tecnologia (ma non fidarti al 100%)

Programmare contenuti e campagne è fondamentale, ma nessun tool è infallibile. L’ideale è impostare controlli leggeri in orari precisi per non trasformare la vacanza in un monitoraggio continuo.

Per i contenuti:

• Hootsuite – ottimo per programmare post multipiattaforma.
• Later – ideale per contenuti visivi e calendario drag & drop.
• Buffer – semplice e veloce per post rapidi.
• Storrito – perfetto per Stories di Instagram e Facebook.
• Planoly – per pianificare feed Instagram in modo visivo.

Per le Ads:

• AdEspresso – per test A/B e ottimizzazioni rapide.
• Revealbot – automazioni avanzate di campagne.
• Adwisely – gestione smart di retargeting e campagne e-commerce.
• Boosterberg – ottimizzazione automatica di post sponsorizzati.

Checklist pre-ferie

• Post e Stories programmati per tutto il periodo.
• Campagne Ads impostate e regole di monitoraggio definite.
• Accessi collaboratori assegnati e testati.
• Workflow e policy condivisi in un’unica cartella accessibile.
• Email automatica di assenza con riferimenti utili.
• Notifiche push disattivate per evitare interruzioni continue.

Conclusione

Andare in vacanza da social media manager è una scelta organizzativa. Significa preparare il terreno, comunicare con trasparenza e usare la tecnologia senza diventarne schiavi. Il vero risultato? Tornare con idee fresche, sapendo che, mentre brindavi al tramonto, tutto era sotto controllo.