Business Manager e Business Suite, “croce e delizia” nella vita di ogni Social Media Manager o imprenditore che voglia occuparsi dei canali della propria attività. A volte confusi, spesso affetti da bug (che – nemmeno a dirlo – si evolvono nel corso del tempo per sorprenderci sempre!), ma imprescindibili nella gestione di campagne Facebook e Instagram e relativi account social.

Gli aspetti da ricordare e tenere presenti soprattutto in fase di setup sono tanti e fondamentali e li abbiamo da poco rivisti passo dopo passo nella nuova edizione del corso “Business Manager e Business Suite dalla A alla Z”.

Purtroppo però sono molti anche gli errori in cui possiamo incappare; alcuni, frutto di inesperienza, possono inficiare il nostro lavoro in modo piuttosto importante nonché mettere a repentaglio la sicurezza stessa del Business Manager e delle risorse che ne fanno parte.

Prima di tutto, qual è la differenza tra Business Manager e Business Suite?

Due strumenti fondamentali e imprescindibili da usare a menadito per chiunque lavori come Social Media Manager nell’ecosistema Meta

Diciamocelo, quando si parla di usabilità Meta non è certamente un esempio da citare: spesso gli strumenti che offre sono sovrapposti, confusi, pieni di bug e non usabilissimi, non fanno eccezione Business Manager e Business Suite che negli anni si sono sovrapposti per funzionalità e caratteristiche, rendendo tutto piuttosto confuso.

Per semplificare, ho creato lo schema che vedi qui sopra.
In pratica, la Business Suite è la sala di comando (alla quale puoi accedere recandoti da desktop all’indirizzo business.facebook.com) dalla quale puoi gestire le varie risorse del brand (pagine, account pubblicitari, accessi…) e le principali attività (analisi dati, pubblicazione contenuti…); il Business Manager è il motore dell’Account Business del tuo brand, uno spazio in cui gestire tutti gli strumenti e le risorse, anche più avanzate, collegate alla tua azienda, come gli utenti di sistema, le integrazioni e così via.

Per accedere al livello della Business Suite, entra in Impostazioni su Business Suite e poi clicca su Impostazioni business.

Molti aspetti (persone, risorse business…) si possono gestire da entrambi gli strumenti, mentre quelli più avanzati (Partnership, utenti di sistema…) si trovano solo nel Business Manager.

Fatte le dovute specificazioni, quali sono gli errori da Cugggino assolutamente da evitare?

Eccoli qui.

1. Aggiungere al tuo Business Manager le risorse del cliente anziché richiedervi l’accesso come Partner

Lo ripeterò fino allo stremo: le risorse di un cliente devono appartenere al cliente, devono essere riconducibili a lui e rimanere a lui in caso di cessazione delle attività insieme, tranne accordi particolari.

Che si tratti della pagina, dell’account pubblicitario o del pixel, ogni singola risorsa va creata dal Business Manager dell’attività di riferimento e poi condivisa in partnership con altri BM, siano essi agenzie o collaboratori.

Fine della storia.

Per farlo sono sufficienti pochi minuti e l’ID del tuo Business Manager.

Ci sono poi quei casi estremi ma ormai all’ordine del giorno in cui il nostro referente non ha idea di come si compiano correttamente queste procedure, e arriva con la domanda: “Mi potresti seguire tu anche questa parte di setup?”.

Soluzioni:

• Fare tutto il lavoro di setup in presenza insieme al cliente e con il suo pc acceso, in modo tale da poter completare tutte le procedure, le autenticazioni e i passaggi senza impazzire con codici, ID e recuperi password. Un’opzione da prediligere, ma che non è sempre percorribile soprattutto se lavori con clienti geograficamente distanti per cui operi da remoto.
• Farsi dare le credenziali personali del cliente, fare le procedure per poi uscire e fargli cambiare la password. Spesso succede che pur di sgravarsi dall’incombenza il cliente “ceda” volentieri username e password per il tempo necessario a impostare il lavoro. Non pienamente ortodosso come metodo, ma efficace.
• Farsi inserire in qualità di amministratore nella sezione “Persone” di Business Manager, per poter poi procedere con assegnazioni e autorizzazioni in autonomia e auto-agganciare il proprio Business Manager in partnership, per poi rimuoversi come singola persona. Anche in questo caso ci sono ottime possibilità di buona riuscita.

Ricorda però, in questa fase della commessa potresti incappare in tantissimi imprevisti che ti porteranno via del tempo: il mio suggerimento è quindi quello di quotare questa parte di setup con una fee da corrisponderti una tantum!

 

2. Inserire un solo amministratore nel Business Manager/Business Suite

Oggi come non mai non è così raro, soprattutto se non si mette in sicurezza come si deve il proprio account (altra cosa da cugggino!), vedersi gli account personali hackerati o ritrovarsi con problemi di accesso se non si è impostato bene i vari step di accesso (autenticazione a due fattori con SMS E app di terze parti):

è fondamentale quindi che ci sia SEMPRE più di una persona con accesso totale al Business Manager aziendale (il vecchio “amministratore) e che i due o più utenti che hanno il livello di accesso più alto siano persone con account ben messi in sicurezza, figure stabili all’interno dell’azienda e, naturalmente, competenti in merito.

L’avvenuta di perdere gli accessi al Business Manager non la auguro a nessuno, può richiedere settimane per essere risolta e anche l’intervento di un notaio per dimostrare a Meta che è di nostra proprietà!

3. “Gestire male” gli accessi: concedere le massime autorizzazioni a tutti, non rimuovere chi non collabora più e così via

I flag che compaiono accanto a quella lista piuttosto lunga di voci legate all’inserimento di una persona all’interno del pannello non vanno accesi tutti a prescindere!

Così facendo, si rischia che magari il titolare che deve aver accesso per questioni pro-forma cambi le impostazioni delle campagne, che l’amministrativo che dovrebbe solo scaricare le fatture modifichi o blocchi inavvertitamente i metodi di pagamento, che il responsabile del community management alteri la programmazione dei contenuti.

“A ognuno il suo”, si dice spesso” e questo modo di dire trova conferme anche in questo specifico caso. I diversi gradi di accesso esistono proprio per questo, e vanno conosciuti e sfruttati.

Al di là di questo mi raccomando, fai in modo che ci siano sempre almeno due persone con ruolo di amministratore, non una soltanto!

Una nota ulteriore: può risultare antipatico a volte, ma è bene rimuovere tempestivamente anche chi non deve più operare all’interno del pannello, come la vecchia agenzia partner o un ex dipendente. Fidarsi è bene ma non fidarsi è meglio, i rapporti purtroppo possono cessare in vari modi e qualcuno potrebbe pensare di mettere mano alle risorse in maniera impropria.

4. Creare l’account pubblicitario per il cliente dal tuo Business Manager/ Gestire tutte le campagne dei clienti da un solo account pubblicitario

Citando da Meta, esistono tre opzioni per lavorare su account pubblicitari in Business Manager:

Aggiungi un account pubblicitario: quando aggiungi un account pubblicitario, questo viene spostato in modo permanente in Business Manager. Per aggiungere un account pubblicitario, devi essere il titolare dell’account e un amministratore in Business Manager. Tieni presente che dopo aver aggiunto un account pubblicitario e averlo spostato in Business Manager, non è possibile annullare l’operazione. Tutte le operazioni relative alla gestione del tuo account pubblicitario devono essere eseguite all’interno del tuo profilo Business Manager. Non puoi aggiungere un account pubblicitario controllato da un altro Business Manager. Se vuoi comunque lavorare su un account pubblicitario di proprietà di un’altra azienda, puoi richiedere di accedervi.

Richiedi l’accesso a un account pubblicitario: se richiedi l’accesso a un account pubblicitario in Business Manager, l’amministratore del Business Manager può concederti l’autorizzazione per lavorarci.

Crea un nuovo account pubblicitario: se crei un nuovo account pubblicitario in Business Manager, questo account apparterrà per sempre a quel Business Manager. Una volta creato l’account pubblicitario all’interno di Business Manager, non potrà essere trasferito a qualcuno che non possiede Business Manager.

Attenzione, perché in questo caso persino Meta usa i termini “permanente” e “per sempre”: nel caso in cui si richieda l’accesso a un account pubblicitario è successivamente possibile “espellerlo” dal BM, mentre se lo creiamo da esso o ve lo aggiungiamo, NON è più possibile rimuoverlo.

L’account pubblicitario resterà per sempre (o finché Meta non rivedrà questa procedura) collegato al BM che lo ha creato o aggiunto; si tratta di un errore assolutamente da evitare, specialmente se l’account pubblicitario è di proprietà di un altro brand, o peggio, del tuo cliente. Il passaggio corretto è Creazione dell’account dal Business Manager del Cliente – Accesso all’account come partner da parte tua.

L’unica alternativa in caso di errore al momento è la disattivazione. Per metterla in atto la procedura è facilissima, basta infatti recarsi nelle Impostazioni del BM > Account Pubblicitari, selezionare l’account che ci interessa, cliccare sull’icone con i 3 pallini °°° in alto a destra e procedere con la disattivazione, che in genere avviene in 24 ore.

Conclusione

Impostare come si deve l’Account Business di qualsiasi brand attraverso Business Suite e Business Manager è fondamentale non solo per metterne in sicurezza le varie risorse, ma anche per lavorare bene e perdere meno tempo possibile. Non lo dimenticare!

Un abbraccio!

Veronica